Cómo constituir una empresa: Guía de 8 pasos

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Si eres emprendedor o emprendedora, una de las primeras cosas que debes saber es cómo constituir una empresa y qué estructura empresarial elegir. Las opciones estructurales de una empresa dependen en gran parte de la legislación de cada país que, sin embargo, suelen incluir estructuras similares como autónomo o autoempleado, sociedades de responsabilidad limitada o sociedades anónimas entre las formas más habituales. Aquí te muestro lo mejor y lo peor de cada tipo de entidad.

La sociedad anónima es la entidad corporativa más compleja de administrar. Es la estructura equivalente a una Corporation. Pero mientras es la estructura empresarial más difícil de crear y al mismo tiempo la más costosa de mantener, también es la que mejor protección ofrece a sus propietarios y accionistas.

En este artículo cubriré las ventajas y desventajas de las sociedades, además de explicar cómo comenzar o cómo constituir una empresa. Espero serte de ayuda si esta es la estructura correcta para ti.

Tras leer este artículo, podrás tener una idea más clara sobre cómo deberías empezar tu propia empresa y, además, cómo debes hacerlo en una guía de 9 pasos.

¿Qué es una sociedad?

¿qué es una sociedad?
¿Cómo constituir una empresa o sociedad?

Una sociedad es una estructura empresarial que permite a sus propietarios establecer sus negocios como una entidad legal separada. Las sociedades anónimas gozan de «personalidad jurídica», lo que significa que, al igual que una persona, tienen derecho a celebrar contratos, prestar y pedir dinero prestado, demandar y ser demandados, etc.

Por ese motivo, los propietarios y accionistas de una sociedad no son personalmente responsables de sus deudas y obligaciones, lo que viene a ser la clave de la protección que ofrecen.

Las sociedades tienen una estructura de dos niveles. El primer nivel es el nivel de propiedad. Típicamente, los accionistas son los que poseen una corporación. El segundo nivel es el nivel de gestión activa, que cuenta con una junta de directores y funcionarios corporativos.

Los accionistas son responsables de elegir a los miembros del consejo de administración, que a su vez son responsables de la elección de los funcionarios de la empresa, incluyendo el Director General (CEO), Director de Marketing (CMO), Director Financiero (CFO), y así sucesivamente.

Los directores no tienen que ser necesariamente accionistas, aunque pueden serlo. Típicamente los cargos de dirección pueden ser accionistas en las empresas más pequeñas, pero no en las empresas más grandes.

La sociedad mercantil más común es la sociedad anónima. Las sociedades anónimas puedes tener un número de accionistas ilimitado y puede llegar a ser pública y estar listada en el mercado de valores. Esto significa que el público general puede adquirir acciones de la empresa, convirtiéndolos así en propietarios parciales.

La capacidad de vender acciones de propiedad suele ser particularmente atractiva para las empresas que buscan inversiones significativas de múltiples inversores.

Sin embargo, registrar una empresa como sociedad anónima no obliga a que dicha empresa exista públicamente. Podrían seguir emitiendo acciones de forma privada, en cuyo caso los demás propietarios tendrían más control sobre quién compra las acciones.

Otro tipo de sociedad es la de responsabilidad limitada. Una sociedad de responsabilidad limitada, o sociedad limitada, es una estructura empresarial más básica que la sociedad anónima. Además, suele tener muchos menos requisitos en cuanto a las cuentas a presentar.

Las participaciones de una sociedad limitada no son públicas. Y es posible constituir una sociedad de un único propietario, en el caso de España una SLU (Sociedad Limitada Unipersonal). En este último caso, la sociedad pierde su valor como estructura empresarial de cara a la protección de su propietario.

Así que cuando necesitas constituir una empresa como sociedad, sus propietarios deben tomar la decisión de crear una sociedad limitada o una sociedad anónima.

Por último, también es posible cambiar la estructura de tu negocio en un futuro y pasar, por ejemplo, de sociedad limitada a sociedad anónima, o incluso de autónomo o autoempleado a sociedad limitada. Eso sí, los gastos de hacerlo así siempre van a ser superiores a constituir la empresa con la estructura correcta desde un inicio.

Además de la estructura a nivel fiscal, también es importante considerar la mejor opción de cara a presentar la empresa a inversores o incluso vender el negocio. Cada país o jurisdicción ofrece ciertas ventajas en ese aspecto. Hablo sobre eso en el artículo mejores países para constituir una empresa.

Los beneficios de constituir una sociedad

¿Por qué deberías constituir una sociedad? Vamos a ver algunos de los beneficios que este tipo de estructura te ofrece.

Responsabilidad limitada

Quizás el mayor beneficio de las sociedades anónimas y limitadas es que ofrecen protección de responsabilidad personal a los accionistas. Los propietarios sólo son responsables de la cantidad que invierten en la empresa, y sus bienes personales no están sujetos a embargo. Esto es diferente de lo que ofrecen las empresas unipersonales (SLU) o autónomos y las sociedades generales, en las que los propietarios son responsables de las deudas y obligaciones de la empresa.

Ver el artículo  Qué es una franquicia - 4 definiciones

Credibilidad

Registrarse como una sociedad puede hacer y hace que tu negocio parezca más creíble a los ojos de:

  • Potenciales clientes
  • Empleados
  • Socios o proveedores
  • Accionistas o capital riesgo
  • Posibles compradores

Además, muchos inversionistas dudan en trabajar con compañías que no tienen el estatus de sociedad anónima o sociedad limitada porque la falta de protección de responsabilidad pone los fondos de los inversionistas en mayor riesgo. Aunque se deben dar situaciones más complejas, otra ventaja es que las sociedades también pueden vender acciones para recaudar capital.

Vida ilimitada y cambios de propietarios

Las sociedades tienen una vida ilimitada. Si el propietario o propietaria fallece o simplemente desea vender su participación en la empresa, el negocio continúa existiendo y puede mantener su actividad. Además, la propiedad del negocio es transferible como cualquier otro activo. Existen algunas restricciones muy concretas, por ejemplo las S Corporation de Estados Unidos o también en Canadá, pero por lo general esto es común en la mayoría de países.

Ventajas fiscales

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Venntajas fiscales al constituir una empresa

La elección del estatus de sociedad ofrece numerosas ventajas fiscales. Para comenzar, en países con alta carga fiscal sobre los beneficios personales (IRPF en España), las sociedades tienen una carga impositiva más baja. Esto se hace más importante cuanto mayores son los beneficios. Por ejemplo, para beneficios a partir de sólo 60.000€ anuales un autoempleado estaría pagando un IRPF del 45%, los impuestos para una sociedad están en torno al 25%, además de tener acceso a otras bonificaciones. Y esto es común en la mayoría de países.

Las desventajas de constituir una sociedad

Aunque las sociedades pueden ofrecer numerosos beneficios, hay un par de desventajas que los posibles propietarios deben tener en cuenta.

El costo

El costo de registrar una empresa como sociedad varía de un país a otro, pero por lo general suele costar entre unos pocos cientos de euros y unos pocos miles. Esto no son cantidades significativas, pero son muy superiores al costo de darse de alta como autoempleado, que por lo general no lleva gastos de registro. Además de las tasas de registro, tendrá que pagar por cosas como las tasas de la licencia comercial si procede. También debes considerar los gastos de gestoría en caso de contratar sus servicios.

El capital social

Este no es exactamente un gasto, pero es necesario disponer de este capital como fondos de la empresa a la hora de su constitución. En España se pueden presentar otro tipo de activos con valor equivalente, por ejemplo vehículos, equipos informáticos o un local comercial. Pese a que este dinero no corresponde a un gasto, ten en cuenta que esta es la única parte que podrán reclamar al negocio, es tu aporte al capital social donde comienza la protección de activos.

No conozco el capital social necesario para constituir una empresa en todos los países, pero en España hablamos de 3.000€ para la sociedad limitada y de 60.000€ para la sociedad anónima. En Reino Unido, por hacer la comparación, el capital social es simbólico, de 1 libra (euro y medio), o en Polonia de 1.200€.

Gastos administrativos

Hay mucho papeleo en la incorporación de una sociedad. Una vez más, esto varía de un país a otro, pero es posible que tenga que hacer cosas como presentar informes anuales u otros documentos similares para mantenerse en conformidad. Otras cosas que necesitarás mantener archivadas incluyen:

  • El certificado de constitución
  • Los estatutos
  • Actas corporativas
  • Libros de cuentas

Hay excepciones, incluso hay países que no requieren llevar libros de cuentas, aunque llevar unas cuentas mínimas es bueno también para tu negocio y no sólo para el estado.

Cómo constituir una empresa como sociedad

Si has sopesado los pros y los contras y has determinado que una sociedad es adecuada para ti, probablemente tengas curiosidad por saber qué hacer a continuación. Cómo constituir una empresa es un poco tedioso, así que es crítico que seas diligente durante el proceso de registro. La siguiente es una guía paso a paso para crear una sociedad que podrás utilizar como referencia en practicamente cualquier lugar del mundo.

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Contrata un abogado empresarial, si es necesario, para constituir tu empresa como sociedad.

1. Seleccionar el nombre de la empresa

Aunque parezca un detalle menor, la elección del nombre correcto para su corporación es un paso crucial. El nombre de su corporación no debe coincidir o ser similar al de una corporación existente. Debes consultar en los registros públicos la disponibilidad del nombre propuesto.

Además, si quieres llevar a cabo negocios bajo el nombre de tu empresa, consulta con la Oficina de Patentes y Marcas de España (OEPM), la de Estados Unidos (USPTO) o la que corresponda en el país donde desees realizar negocios para asegurarte de que la marca comercial o de servicio está disponible. En caso de querer hacer negocios internacionales, repite este paso en tantos países como quieras registrar tu marca.

Puedes considerar la posibilidad de hablar con un abogado o de recibir asesoramiento legal para obtener ayuda con el proceso de registro de tu marca comercial, especialmente si es en el extranjero.

También debes verificar si el nombre de dominio asociado al nombre de la empresa elegida está disponible, en mi opinión, o un .com o un dominio territorial como .fr, .es, .co.uk…

Realiza una búsqueda en los directorios locales para ver si alguna empresa local está operando actualmente con el mismo o con un nombre similar. Aunque eso no significa que tengan derechos plenos de uso (si no lo registraron como marca) es preferible evitar futuros problemas.

Ver el artículo  Mejores países para iniciar un negocio [11+8]

2. Redactar y presentar los artículos de incorporación

Los artículos de constitución, o los certificados de constitución, se requieren para documentar la formación de una sociedad. Si bien algunos países pueden tener requisitos más estrictos, en general, los artículos de incorporación esbozan la información necesaria de la compañía, como el nombre del negocio, la dirección, y la cantidad y tipo de acciones emitidas.

Debes preparar los artículos de incorporación, hacer que el incorporador los firme y presentarlos vía fax, carta postal u online en el país en el que incorpore su empresa. Al hacerlo, también tendrás que pagar una cuota de presentación y obtener una copia certificada adicional del documento. Esto lo hacen los contadores o gestores habitualmente, pero aún más habitual es que te quieran cobrar precios desorbitados por hacerlo.

3. Crear los estatutos de la empresa

No todos los países exigen a las sociedades que redacten sus estatutos, pero deberías considerar desarrollarlos de todos modos. Los estatutos son algunos de los documentos más importantes para una corporación porque establecen los derechos y deberes de los accionistas, directores y oficiales, así como también describen la forma en que la empresa operará.

Consulta con tu abogado (deberías tener uno si no lo tienes) si se requieren estatutos corporativos en el país en el que planea incorporar su negocio. Y en cualquier caso, pídele presupuesto para que te ayude a redactarlos, aunque sólo sean para uso interno.

4. Redactar un acuerdo de accionistas

Si lo prefieres, asegúrate de preparar y ejecutar un acuerdo de accionistas. El acuerdo de accionistas suele ser utilizado por pequeñas sociedades «cerradas» que desean restringir o tener un control total sobre quién puede convertirse en un nuevo accionista y quién no.

Un acuerdo de accionistas de tu sociedad también sirve para establecer disposiciones sobre la forma en que los accionistas existentes pueden salir de la sociedad y vender sus acciones, entre otros requisitos.

En este acuerdo se puede definir, por ejemplo, que si de los socios o accionistas alguno quiere salir de la sociedad debe vender su participación al resto de socios a cierto precio y así evitar que pueda venderlos a un tercero y que, de pronto, un completo extraño pase a ser socio en ingualdad de condiciones. Es sólo un ejemplo, pero en estos casos es mejor pensar siempre en lo peor.

5. Mantener las actas

Las actas corporativas documentan las reuniones de los accionistas y la junta directiva. Este punto no es aplicable a la sociedad limitada. Permiten a la sociedad formalizar el nombramiento de los miembros de la junta, los funcionarios y otras resoluciones pertinentes, como la decisión de abrir una cuenta bancaria de la sociedad, elegir una situación fiscal y muchas otras tareas que se describen en ellas. Las actas deben utilizarse para registrar las acciones durante todas las reuniones de la junta y de los accionistas.

6. Emitir acciones

Preparar y ejecutar los certificados de acciones, y actualizar el libro de acciones de la sociedad. El libro de acciones lleva un registro de quiénes son los propietarios de las acciones y cuántos son sus propietarios. Las sociedades deben llevar un registro de cuántas acciones emitieron, quiénes las poseen y cuántas están en circulación. Cuando la empresa está cotizando en bolsa el proceso es diferente, pero es algo que se escapa a esta guía sobre cómo constituir una empresa.

7. Obtener un número de identificación

El Employer Identification Number (EIN), el Número de Identificación Fiscal (NIF), o, hablando de la forma más sencilla posible, el número único que identifica tu negocio a nivel fiscal es obligatorio en la mayoría de paísas para realizar negocios, emitir facturas o contratar personal.

Este número es necesario para abrir una cuenta bancaria para la empresa y para declarar impuestos. La solicitud y disposición de cualquiera de esos números tienen implicaciones fiscales, por lo que puede ser una buena idea consultar a un abogado o profesional de impuestos antes de registrarte.

EIN de acauna empresa constituida en Estados Unidos
EIN, Número de Identificación del Empleador

8. Obtener las licencias y permisos necesarios

Su sociedad debe determinar si necesita algún permiso o licencia para operar. Si es así, debe solicitarlos para poder realizar negocios. Esto suele ser un paso necesario para prácticamente cualquier negocio con establecimiento físico permanente, pero también por muchos países y estados para poder emitir facturas a los clientes.

Cómo constituir una empresa como sociedad hoy

Si bien el proceso de cómo constituir una empresa como sociedad puede ser complejo, hacerlo tiene muchas ventajas para ti y para la protección de tus activos personales. Si eliges esta estructura de negocios, es vital cumplir con los requisitos estatales para mantener la protección de la personalidad jurídica de la empresa y la limitación de responsabilidad.

Asegúrate de que actúas con la debida diligencia al presentar la solicitud y busca el apoyo o la ayuda de un abogado especializado si es necesario. Si lo haces correctamente, constituir tu negocio como una empresa o sociedad de responsabilidad limitada o sociedad anónima es, sin lugar a dudas, una de las mejores elecciones a largo plazo. Si todo va bien, que es lo que esperamos al comenzar cualquier proyecto, habrás adelantado mucho si ya partes de una estructura empresarial correcta.

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