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¿Qué es Calendly? Descubre cómo programar mejor tus citas y eventos.

Calendly es una aplicación para programar citas y eventos.

Tener un calendario de trabajo bien organizado puede ser en ocasiones, una tarea difícil para muchas personas.

Además, hay diferentes calendarios para el trabajo, la casa y el ocio que hay que mantener por separado. Eso sin contar los acontecimientos imprevistos que tantas veces nos hacen cambiar de planes a última hora.

Existen diferentes aplicaciones de programación de citas online para gestionar múltiples calendarios y que permiten a tus clientes reservar reuniones y citas contigo sin tener que atenderlos tú directamente. Es como tener un asistente virtual a tu disposición.

Calendly es una aplicación de gestión de citas y calendario que te ayudará a organizarte mejor, gracias a sus múltiples funciones, la cuáles voy a describir en este artículo.

Calendly, durante muchos años, ha sido una aplicación de programación de citas online basado en la web, pero ahora está disponible como una aplicación móvil para iOS y Android.

Todas las funcionalidades que están presentes en el sistema como página web se trasladan ahora a la app con la ventaja añadida de la movilidad. Ahora no tienes que ir a la oficina o acceder al ordenador del trabajo para programar o reprogramar tus citas. Con la aplicación móvil de Calendly estás a un solo toque de hacerlo todo en tu smartphone.

En la aplicación móvil de Calendly, puedes:

  • Programar/reprogramar/cancelar eventos y citas.
  • Sincronizar tus calendarios oficiales con tu cuenta de Calendly.
  • Compartir, copiar y pegar el enlace de su evento en varias plataformas (correo electrónico, mensaje).
  • Editar, cambiar o personalizar la configuración del evento según tu disponibilidad.
  • Ver el historial de reuniones pasadas, lugares y descripciones.

Calendly es bastante económica en comparación con otras aplicaciones similares existentes en el mercado. Además, disponemos de varios planes, que van desde la versión gratuita hasta la versión Pro

Los diferentes planes son:

  • Una versión gratuita (características limitadas)
  • Una versión Premium de $8 USD por usuario al mes
  • Una versión Pro de $12 USD por usuario al mes
  • La versión Team por 16$ mensuales

Lo mejor de todo, es que tienes una prueba de 14 días, sin necesidad de introducir tarjeta de crédito, para que descubras la versión Premium o Pro y decidas si esta aplicación es lo que estás buscando.

Calendly ofrece una versión gratuita de por vida para los usuarios. La versión «Básica» ofrece características limitadas, pero aún así puede ser útil para empresas y profesionales que acaban de empezar su negocio y necesitan una aplicación sencilla para gestionar sus citas y eventos

Las características que ofrece la versión gratuita son:

  • 1 Calendario por usuario
  • Integración con Google Calendar, Office 365, Outlook y iCloud, Intercom
  • Reserva de eventos ilimitados ) Un tipo de evento
  • Envío de notificaciones por correo electrónico a los clientes
  • Inserción de Calendly en tu sitio web

En «Tipos de eventos», puedes ver el nombre, el tipo, el lugar y la duración de cada evento que hayas creado para tu cliente. Cualquier cambio en los eventos se puede hacer a través del icono de engranaje de ajuste presente en cada evento.

Las opciones son:

La opción ‘Editar’ te da múltiples opciones de personalización donde puedes definir el tipo de evento, la duración y las franjas horarias, añadiendo tiempo de amortiguación, información que necesita ser rellenada por los clientes mientras reservan una cita, métodos de pago y muchos más.

La opción «Añadir nota interna» te ofrece un espacio para escribir una descripción apropiada relacionada con ese evento en particular. Cualquier información relevante a la que se pueda hacer referencia más adelante puede ponerse en esta sección.

La opción «Clonar» permite ahorrar tiempo en la creación de otro evento con la misma personalización. Con ‘Clonar’ puedes copiar el evento y todos los filtros seleccionados se copian automáticamente en el evento recién creado. Cambia el nombre y listo. La opción «Guardar en plantilla» es útil para los administradores del sistema, ya que permite utilizar diferentes tipos de eventos como plantilla. Las plantillas son opciones ya establecidas que pueden ser asignadas a diferentes usuarios cuando se unen a Calendly.

La opción «Añadir al sitio web» te permite crear un código único y copiarlo para incrustarlo en tu sitio web oficial. Los clientes pueden simplemente hacer clic en el enlace desde tu página web y reservar una cita.

La opción «Eliminar» no puede ser más precisa. Elimina el tipo de evento seleccionado para siempre de tu página de inicio. Aunque si ya tienes un evento programado de dicho tipo de evento, éste permanecerá intacto.

La opción «On/Off» decide la visibilidad del evento para los clientes al reservar. Si la opción está «Activada», los clientes pueden acceder al enlace de reserva y solicitar una cita. Pero si la opción está «Desactivada» significa que las reservas de ese evento no se mostrarán a los clientes.

En «Eventos programados», puedes encontrar los próximos eventos y los eventos pasados. Los diferentes filtros te ayudan a clasificar las reuniones anteriores y futuras según sus preferencias. El botón «Detalles» sirve para ver los detalles completos y las credenciales del cliente. Cualquier información que hayas solicitado a tus clientes durante la reserva se mostrará aquí.

Calendly ofrece integración con los calendarios externos más destacados como Google Calendar, Outlook, Office 365.

Al principio de la configuración, te pide que te conectse con tu calendario empresarial oficial, donde puedes añadir uno o varios calendarios. Cualquier adición o modificación de eventos en el calendario se sincroniza automáticamente con Calendly y establece su disponibilidad para los clientes.

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Todos los calendarios se pueden gestionar en un solo lugar.

  • Pulsa en la flecha desplegable de ‘Cuenta’ en el panel de control de Calendly.
  • Elige ‘Conexiones de calendario’ de la lista.
  • La pantalla te mostrará todos los calendarios integrados con tu cuenta (Máximo 6 calendarios)
  • Puedes desconectar cualquier calendario.
  • La sección de configuración te permite editar varios ajustes de tu calendario.

Sincronizar Calendly con Google Calendar

Al registrarte, si utilizas una dirección de correo electrónico de Google, tu cuenta de Calendly se sincroniza por defecto con la cuenta de Google Calendar. Sin embargo, puedes desconectarla más tarde o añadir varias cuentas de Google Calendar (un máximo de 6).

Para realizar cualquier cambio en la configuración de tu cuenta de Google Calendar, toca la flecha desplegable de «Cuenta» en el panel de control de Calendly y elige «Conexiones de calendario» de la lista. Aparecerá tu cuenta de calendario integrada.

La opción «Desconectar» eliminará la cuenta de calendario de la lista. Si eres un usuario premium puedes conectar hasta dos cuentas de Google Calendar y en el caso de los usuarios pro, hay un límite de 6 calendarios disponibles.

En la sección «Configuración«, hay dos opciones:

Comprobar conflictos– Esta opción te permite evitar el solapamiento de eventos o la doble reserva por parte de los clientes. En la opción de edición, puedes elegir los calendarios que quieras de la lista y comprobar si hay conflictos.

Añadir al calendario – Si tu Google Calendar tiene varios calendarios, puedes elegir un calendario concreto al que quieras añadir los eventos recién programados. La marca de verificación azul te permite cancelar una cita automáticamente desde Calendly una vez que se haya realizado en Google Calendar.

Sincronización con Outlook

Al igual que un calendario de Google, puedes conectar tu cuenta de Calendly con tu cuenta oficial de calendario de Outlook. Puedes registrarte en Calendly a través de tu cuenta de Outlook o integrarlo posteriormente en las opciones de «Conexiones de calendario». Una vez añadido también puedes eliminarlo cuando quieras.

También hay las mismas opciones de personalización disponibles que para cualquier otra cuenta de calendario externa.

Sincronizar Calendly con Office 365

Calendly también se vincula con Office 365 de la misma manera que cualquier otro calendario.

Los usuarios pueden configurar su cuenta con la integración de Office 365 o, posteriormente, añadir uno o varios calendarios cuando lo necesiten.

Calendly permite una amplia personalización para tomar el control completo de tu agenda de citas.

La mayoría de las veces, el software de programación de citas en línea se enfrenta al problema de la doble reserva, en la que varios clientes reservan la misma franja horaria para una reunión y, por tanto, se altera toda la agenda.

Calendly se encarga inteligentemente de ello y te permite establecer cuándo estás disponible para reunirte con un cliente y cuándo no.

Sólo hay que seguir unos sencillos pasos y ya está todo listo:

  • En tu panel de control, elige el ‘Tipo de evento‘ que quieras personalizar.
  • Haz clic en el engranaje de configuración y elige la opción «Editar».
  • En la opción «Cuándo puede la gente reservar este evento«, prescribe la duración del evento, el rango de fechas para dicho evento y la disponibilidad.
  • Si quieres establecer la disponibilidad de una fecha concreta: salta a esa fecha, elige la hora entre ‘Desde’ y ‘Hasta’, elige ‘No estoy disponible‘ si lo estás y decide cómo y cuándo quieres que se aplique el filtro.
  • Pulse «Guardar y cerrar» al final.

Para que no tengas que estar compartiendo tu enlace una y otra vez, basta con que integres Calendly en tu sitio web, así tus clientes podrán reservar directamente desde tu web rápidmente.

Hay tres tipos de integración que Calendly ofrece:

Incorporación en línea: Esta opción genera un código compartible que puedes copiar y pegar en el espacio asignado en tu sitio web. Los clientes que deseen reservar una cita harán clic en el enlace y se abrirá la página de Calendly con tu calendario para que puedan reservar su cita.

Widget emergente : Como alternativa, puedes permitir que aparezca un botón de Calendly independiente en tu sitio web. Una vez que se haga clic, aparecerá una ventana emergente con los detalles de tu evento. Los clientes pueden reservar fácilmente las citas desde allí.

Texto emergente : Es algo similar al widget emergente, excepto que habrá un enlace de texto que abrirá la página de Calendly y permitirá al cliente ver los detalles de tu evento.

Para incrustar Calendly en tu página web sigue estos pasos:

  • En tu panel de control, elige el evento y haz clic en el icono de engranaje de configuración.
  • Elige la opción «Añadir al sitio web». Aparecerá una ventana con los tres tipos de incrustación.
  • Elige el tipo de incrustación que desees y copia y pega el código/enlace en tu página web.

Permitir que los clientes reserven eventos recurrentes entre las muchas fechas disponibles es una de las características más fuertes de esta aplicación.

Si un cliente desea reservar más de una cita de una sola vez, puede hacerlo inmediatamente después de reservar la primera cita. Se elimina por completo la necesidad de volver a empezar desde la primera página. Esto ahorra tiempo y esfuerzo.

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Para permitir a tus clientes programar citas recurrentes, puedes hacerlo de la siguiente manera:

  • Elige el evento y haz clic en el icono del engranaje de configuración. Pulsa «Editar».
  • En la ‘Página de Confirmación’ marca la opción de sí para ‘Mostrar botón para programar otro evento’. Los clientes podrán reservar otro evento en el momento.
  • Recuerda, esta

Esta es una característica Premium, no disponible en el plan básico gratuito.

Después de que un cliente reserve una cita, puedes redirigirlo a otro sitio web en lugar de mostrar una página de confirmación.

Esto puede ser tu página web o cualquier otro enlace que consideres oportuno para tu cliente.

Los detalles sobre su reserva programada se pasarán al sitio redirigido a través de la URL. De esta manera, también puedes hacer un seguimiento de las tasas de conversión.

Tienes que configurar un enlace URL para el evento:

  • Elige el evento y haz clic en el icono de engranaje de configuración. Haz clic en «Editar».
  • En la ‘Página de Confirmación’ selecciona la opción ‘Redirigir a un sitio externo’.
  • Inserta el enlace URL del sitio al que quieres que el cliente sea dirigido.
  • Guarda y cierra.

Una de las características más destacadas de Calendly es que te permite personalizar su página de reservas con su propia marca. Puedes eliminar la marca de agua y el logotipo de Calendly en tu página de reservas e insertar su propia marca y logotipo personalizados.

  • En tu panel de control, haz en la flecha desplegable junto a «Cuenta».
  • Ve a «Configuración de la cuenta». Configura todo tu perfil, fotos y otros detalles.
  • Para cambiar la marca, desactiva el botón de mostrar cerca de ‘Calendly Branding’.

Esta función está disponible en los planes Premium y Pro.

En una empresa con todo un equipo de empleados en el trabajo, Calendly proporciona una plataforma para reservar reuniones con cualquiera de los empleados sin tener que configurar una cuenta de Calendly por separado.

Cada uno de los miembros del equipo obtiene su propio enlace personalizado de Calendly para reservar un evento. Todas las características de los planes Premium y Pro son accesibles para cada miembro del equipo.

Puedes añadir miembros del equipo siguiendo los siguientes pasos:

  • En tu panel de control, haz clic en la flecha desplegable junto a «Cuenta».
  • Ve a «Usuarios» y haz clic en la opción «+Nuevos usuarios». Esto te permitirá invitar a los miembros de tu equipo a unirse.
  • Escribe las direcciones de correo electrónico de todos los usuarios, elige los tipos de eventos definidos y envía la solicitud.
  • Una vez que acepten la invitación, aparecerán automáticamente en la sección «Usuarios».

Hay cuatro tipos de roles de usuario:

Usuarios – Tienen el poder de cambiar la configuración de su propia página de programación.
Gestores de equipo – Crean y gestionan los eventos del equipo. Pueden añadir o eliminar usuarios.
Administrador- Puede editar o cambiar los eventos de las cuentas de los usuarios. Puede gestionar la facturación centralizada.
Propietario– Puede cambiar los roles de los usuarios. Puede reasignar la propiedad (sólo por una vez).


También puedes seleccionar ‘Eventos rotatorios’ en el que decides si un cliente debe reservar una cita seleccionando un evento específico o un miembro del equipo específico. Las citas se asignan entonces a cada usuario en consecuencia.

Calendly te permite establecer las zonas horarias que desees. Es una de las cosas básicas que pide al configurar la cuenta.

  • En tu panel de control, haz clic en la flecha desplegable junto a «Cuenta». Elige «Configuración de la cuenta».
  • En la sección «Perfil», desplázate hacia abajo y encuentra el campo «Zona horaria». Selecciona la zona horaria que prefieras.
  • Guardar los cambios

Al reservar una cita, Calendly identificará automáticamente la zona horaria de tu cliente y reservará un evento en su zona horaria. Si quieren seleccionar una zona horaria en particular, pueden hacerlo seleccionando en una lista desplegable.

Calendly tiene la opción de cambiar el idioma a inglés, francés, español, alemán, holandés, portugués (Brasil) e italiano.

  • Elige el evento del que quieres cambiar la configuración del idioma y haz clic en el icono de configuración. Elige la opción «Editar».
  • Justo en la parte superior de la página, haz clic en la lista desplegable junto al «Idioma de los invitados». Elige el idioma que quieres que vean tus clientes.

Calendly envía recordatorios de texto personalizados a los clientes antes de la cita real para controlar la tasa de inasistencia. Puedes habilitar los recordatorios por SMS en los ajustes.

  • Elige el evento y haz clic en el icono del engranaje de configuración. Haz clic en «Editar».
  • En ‘Notificaciones y Política de Cancelación’ salta a ‘Recordatorios de texto’.
  • Activa esta opción.
  • Puede personalizar el mensaje y establecer una hora específica para el envío del recordatorio.

Los clientes no pueden responder al texto recibido. Los recordatorios por SMS serán enviados por un número aleatorio con la opción de cancelar la cita.

Esta función sólo es accesible para los usuarios Pro.

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