Si quieres dar un impulso a tu negocio o mejorar tus conversiones, una de tus prioridades debe ser la buena comunicación y redacción empresarial.
La buena escritura es necesaria, y debería ser obligatoria, para todos los procesos de comunicación. Ya sean textos publicitarios, presentaciones, cartas de venta, emails, sitios web, memorandos, propuestas comerciales, material de capacitación, promociones, propuestas de subvenciones y, en general, cualquier otro tipo de documento.
La falta de habilidades de escritura puede detenerte o incluso dañar tu carrera. Incluso la gente inteligente sigue cometiendo los mismos errores una y otra vez. Es más, hay personas exitosas que no contemplan que una buena redacción empresarial puede incrementar aún más su facturación.
Aquí te dejo mi lista de los 20 consejos para una buena redacción empresarial:
#01 Di más con menos
Las frases cortas son mejores. La buena redacción empresarial usa frases cortas. Si puedes decir algo con 5 palabras menos, hazlo. Menos es más.
Lee de nuevo el párrafo de arriba. Y ahora lee el siguiente, que dice lo mismo:
En la redacción empresarial o corporativa se debe aplicar una serie de conceptos relacionados con la economía de las palabras o reducción de las palabras que componen cada oración. A menudo obtendremos mejores resultados si logramos sintetizar un concepto y expresarlo con un 20% menos de palabras.
#02 Claridad ante todo
Redacta de manera que tus lectores entiendan el significado de lo que escribes. Articula tus pensamientos para que la persona promedio pueda entenderlos.
Un buen consejo de redacción es transmitir una idea por línea. No intentes explicar varias cosas en un mismo bloque de texto o crearás confusión.
Escribe cada línea casi como si lo tuvieses que explicar a un niño pequeño. Tus clientes lo entenderán mejor y te lo agradecerán.
#03 Llamada a la acción
La mayor parte de la comunicación empresarial está destinada a lograr algún propósito. Así que asegúrate de que incluyes una llamada a la acción clara.
La llamada a la acción es la cumunicación de algo que esperas que haga el lector. O mejor aún, algo que tus lectores deberían hacer justo ahora.
No dejes que sean ellos quienes decidan qué hacer con la información que les estás proporcionando. La mayoría de tus lectores ni siquiera se molestarán en saber más de ti y pueden llevarse tus conocimientos para contratar a la competencia.
Deja claro qué es lo que esperas o quieres de tus lectores.
Por ejemplo: Si estás interesado en la redaccion empresarial y quieres que alguien te ayude, dímelo ahora, tengo un fantástico equipo que te ayudará a mejorar tus conversiones.
#04 Evita la jerga profesional
En tu sector, igual que en todos los sectores, hay una jerga propia. Tus socios, proveedores o inversores es posible que estén familiarizados con esa jerga y que una conversación con ellos pueda, o incluso deba, incluir vocabulario específico.
Suponer que eso también lo entenderá un cliente es demasiado optimista.
Hay una razón por la que la jerga se utiliza tan a menudo. La usan como reclamo publicitario, como forma de buscar reconocimiento como profesional. Talleres, diseñadores web o abogados, por poner algunos ejemplos, aman usar la jerga profesional. Su estrategia busca hacerte sentir inferior y demostrar que necesitas sus servicios porque no tienes ni puta idea.
A mi parecer, es una forma deshonesta de captar clientes, pero con cierto tipo de perfiles he visto que les funciona.
#05 Evita decir NO (importante)
Decir No debe estar prohibido en cualquier redacción empresarial. Hay que ser asertivos y saber decir no, pero cuando estás redactando contenido para tu negocio debes evitarlo.
Hay muchos noes: nunca, nada, malo, no, jamás o pero son sólo algunos de ellos. Estas palabras crean un sentimiento negativo, valga la redundancia, en tus lectores.
En su lugar, centra tu redacción en los síes. Es posible cambiar el enfoque de algo negativo para ofrecerlo como algo positivo.
Por ejemplo: En uno de mis negocios No podemos atender a particulares (son políticas de empresa). En su lugar decimos que atendemos exclusivamente a empresas y organismos.
#06 La doble revisión
Revisa inmediatamente después de escribir. Al cabo de unas horas, o mejor aún, días, revísalo de nuevo. No hay nada más embarazoso que un estúpido error de escritura en un documento que, por lo demás, es bueno.
Hay muchos tipos de errores. La gente te juzga por ellos, y con dureza. Excepto en caso de emergencia, siempre date tiempo para dejar de escribir y volver a hacerlo más tarde. El cerebro es complicado e ignorará los errores que acaba de cometer; algún tiempo trabajando en otra cosa le dará el desapego que necesita para atrapar esos errores antes de que alguien más los lea.
Si tienes a otras personas en tu equipo, suele ser buena idea que otros corrijan tus textos. Ellos podrán ver cosas que tú mismo no verías o incluso aportar un pequeño cambio que jamás se te habría ocurrido.
#07 Recuerda las 5 W y las 2 H
Al igual que la historia de un periodista, sus comunicaciones deben responder a todas las preguntas relevantes para su audiencia.
Las 5 W: Who? What? Where? When? y Why?, en español ¿Quién? ¿Qué? ¿Dóne? ¿Cuándo? y ¿Por qué?
Y las 2 H: How? y How much? en español ¿Cómo? y ¿Cuánto?
Al redactar debes pensar, ¿para quién es pertinente este documento, qué deben saber, cuándo y dónde se aplicará, por qué es importante y cómo y cuánto deben utilizar esta información?
La fórmula 5W+2H sirve para anticiparte a las preguntas que tus lectores puedan hacerse.
#08 Crea tus propias plantillas
Si escribes un documento especialmente bueno (en cuanto a redacción empresarial) y existe la más mínima posibilidad de que vuelvas a escribir algo similar en el futuro, guárdalo como plantilla.
Dado que la prisa por escribir es una de las principales causas de errores, el ahorro de tiempo mediante el uso de un documento preescrito puede ahorrarte un montón de disgustos.
Asegúrate de eliminar cualquier información específica – nombres, compañías, etc. – antes de reutilizarla. Lée detenidamente cualquier documento generado con una plantilla antes de enviarlo. No vale de nada evitar errores gramaticales o tipográficos si envías al señor Rudoperto un email que comienza diciento «Hola Joaquina!».
#09 Sé profesional, no necesariamente formal
Hay una tendencia a pensar que toda la comunicación empresarial es formal. Eso no es necesario y probablemente tampoco es productivo.
Al mismo tiempo, recuerda que informal no debe significar poco profesional – mantén los comentarios personales, las bromas o chistes y el sarcasmo fuera de tu redacción empresarial.
Recuerda que muchas empresas (posiblemente la tuya) están obligadas por ley a guardar copias de sus comunicaciones: no envíes por correo electrónico, por correo postal ni haga circular nada que te haga sentir incómodo después de haberlo leído en un juicio público.
#10 Cuida la profesionalidad
El punto #10 contradice el punto #09 de estos consejos para una buena redacción empresarial. Pero no es un error, cada forma tiene su momento.
Ya vimos que formal y profesional no están reñidos. Sin embargo, deberías evitar el entusiasmo innecesario o los signos de exclamación. Si estás escribiendo para establecer una relación comercial o laboral, usa el saludo, «Querido…» Cierra tu carta o correo electrónico con «Sinceramente» o «Saludos».
Aunque no conozcas a la persona, «Saludos» o «Un cordial saludo» será suficientes. La regla general: Antes de completar tu proyecto de escritura, considera qué querrían ver los demás.
#11 Redacción empresarial amena
Este punto me resulta muy complejo para tratarlo en profundidad en este artículo. Sin embargo sí quiero dar unas nociones básicas.
Tus textos deben ser entretenidos. Deben despertar la curiosidad del lector. Y lo complejo es que es posible hacerlo de diferentes maneras.
Por ejemplo: puedes estar escribiendo una redacción empresarial para tus servicios inmobiliarios. No estaría fuera de contexto incluir algunas curiosidades que vengan al hilo, como cuál fue la propiedad más cara que vendieron o cuánto se tarda habitualmente en vender una vivienda.
Ese tipo de datos o ejemplos aumentan la retención de los lectores y aportan más valor al contenido.
#12 Usa correctamente las citas
Cuando escribas algo que no es tuyo, hazlo saber. Cita el autor o autora original o las fuentes que corroboran la información que ofreces. La redacción empresarial a menudo procura evitar mencionar fuentes externas, pero es algo que no da buenos resultados.
Un buen redactor sabe citar las fuentes originales sin que ello desprestigie el nombre de la marca. Mucho más daño hará a tu imagen si alguien descubre que tu texto original, es un plagio. El egocentrismo en los negocios no es bueno.
Por cierto, «El punto va fuera de la cita». Aunque se ven muchos artículos, incluso en medios con renombre, que colocan el punto dentro de la propia cita. Este es uno de esos errores que incluso conociéndolo podemos cometer por verlo una y otra vez en otros lugares.
#13 Divide tu contenido
Cuando escriba cartas o informes, empiece por exponer su información de forma condensada para que resuma sus puntos de una manera fácil de entender.
Una buena idea es tomar notas previas con todos los puntos importantes que debes tratar. Luego puedes utilizar esas notas como índice o guía en tu redacción empresarial.
Cuando escriba cartas o informes, empiece por exponer su información de forma condensada para que resuma sus puntos de una manera fácil de entender.
Una buena idea es tomar notas previas con todos los puntos importantes que debes tratar. Luego puedes utilizar esas notas como índice o guía en tu redacción empresarial.
Utiliza esos mismos puntos para dividir el documento en bloques. Si el editor que usas lo permite (lo hacen la mayoría de editores de texto), utiliza títulos y subtítulos. Por ejemplo en los sitios webs es muy importante etiquetar los títulos con H1, H2, H3 y otros.
#14 No des demasiadas opciones
Este consejo para la correcta redacción empresarial podría incluso cambiarlo por: No des opciones.
Esta práctica es aplicable en cualquier otra comunicación, no sólo la escrita. Si quieres fijar una hora para una reunión, da una sola hora y pídeles que la confirmen. Si no es posible ofrece una segunda opción pero no permitas una elección libre
Como mucho, puedes dar dos opciones y pedir que escojan una. Demasiadas opciones a menudo conducen a una parálisis de decisiones, que generalmente no es el efecto deseado.
#15 Sé respetuoso
Sé cortés. Asegúrate de agradecer a las personas por su tiempo y consideración. Usa el término «por favor» para pedir algo. Saluda y despídete con respeto.
Los buenos modales siempre serán bien vistos. Por lo general, habla o redacta con el respeto, educación y cortesía que también esperas recibir de un posible cliente que aún no conoces.
#16 Primero los beneficios
A nadie le importan las características técnicas de un servicio o producto si éste no les ayuda a cumplir sus objetivos. Centra la redacción empresarial en los beneficios que obtendrá tu cliente. Destaca en qué mejorará la vida de tus clientes consumir tus servicios.
Me siento en la obligación de hacer uso del clásico ejemplo del Ipod (un reproductor mp3 como cualquier otro). Un reproductor de música puede tener ciertas ventajas, como una pantalla más grande, más espacio de almacenamiento, mayor duración de la batería… Pero el beneficio de todo ello es simplemente mejorar tu experiencia al escuchar música.
Es por ello, que la frase que usaron: «1.000 canciones en tu bolsillo» explica a la perfección lo que quiero decir con este consejo de redacción empresarial o publicitaria.
Con esto evitas el remordimiento de los compradores. Aumenta tus posibilidades de éxito centrando tu redacción en los beneficios por encima de las ventajas o características. Y diles lo contentos que estarán.
#17 Añade formas de contacto
Seguro que quieres que tus lectores se pongan en contacto con tu empresa para concertar una cita o entrevista, para comprar tu producto o para pedir presupuesto. Eso ya lo dejamos claro en el punto #03.
Entonces no olvides incluir tu información de contacto. Piensa que a todos nos gustan las cosas fáciles. Quizás navegar por la web en busca de la sección de contacto o buscar un teléfono en tus redes sociales puede ser una tarea que tus lectores no quieren hacer.
En los correos electrónicos tu firma debe incluir la información de contacto, para que el lector la tenga accesible. En el sitio web puedes poner las formas de contacto más útiles en la cabecera. En un dossier corporativo puedes dejar la última página para indicar las formas de contacto. En cualquier caso, asegúrate de que contactar con tu negocio sea accesible y no requiera esfuerzo por parte de tus posibles clientes.
#18 Evita expresiones comerciales
Nuestro equipo multidisciplinar está a tu entera disposición. Expertos en la fabricación de colchones desde 1940. Compra ahora este fantástico teléfono móvil. Pide presupuesto sin compromiso. Nuestro objetivo es la felicidad de nuestros clientes. Más de un millón de clientes satisfechos. Llama ahora y recibe dos unidades al precio de una.
Esas y todas las demás frases que se le parecen están obsoletas. Suenan a teletienda y causan un rechazo instantáneo. Cada vez que una de esas oraciones pase por tu cabeza mientras estás con tu redacción empresarial, busca algo mejor que decir en su lugar.
Si tu negocio lleva muchos años en el mercado, no dudo de que sea algo bueno que comunicar, pero hazlo de un modo más discreto. A fin de cuentas la antigüedad de tu negocio es una característica y no un beneficio.
#19 Cuida la ortografía y gramática
Utiliza la estructura gramatical correcta. Sus oraciones deben ser completas, no fragmentadas. Aquí hablo de eso que nos enseñaban en la escuela sobre el sujeto y el predicado. Un escritor que es hábil en la diagramación de oraciones sin duda se comunicará con facilidad.
Las palabras mal escritas tampoco son buenas para tu imagen. Puedes ayudarte de herramientas que revisan este tipo de errores y que, sin ser perfectas, ofrecen una buena corrección ortográfica y gramatical.
#20 Contratar a un redactor/a profesioanal
No es un consejo de escritura en sí mismo, lo sé, pero es un buen consejo de todos modos.
Lo más probable es que la escritura no sea tu fuerte, para las cosas más importantes, contrata a alguien para quien la escritura sea su fortaleza.
Puede que pienses que los escritores autónomos son sólo para material de marketing, pero eso no es cierto: un buen escritor autónomo puede producir memorandos, manuales de formación, cartas internas, boletines corporativos, entradas de blog, entradas de wiki y cualquier otro tipo de escrito que se te ocurra.
Espera pagar al menos 25€ por hora, y más probablemente entre 50 y 125 euros por hora por un buen servicio de redacción empresarial. Cualquiera que cobre menos no es muy bueno, o no tiene mucha experiencia en redacción empresarial.
Hay excepciones a la regla. Hay redactores que están comenzando pero tienen un don para redactar de forma convincente e incluso persuasiva. Quizás estén en otro empleo y esto lo hagan como un extra. Obtendrás el mejor precio, pero es porbable que debas esperar más tiempo para recibir el trabajo finalizado.
Aprovecho para pedirte que me contactes si quieres que mi equipo mejore tus ventas a través de una redacción empresarial efectiva.
Conclusiones sobre la redacción empresarial
Pese a poner en práctica todos estos consejos para una buena redacción empresarial o corporativa, tus textos están lejos de ser perfectos. La perfección se alcanza con el tiempo y poniendo en conjunto los puntos de vista de varios expertos (no sólo de uno) en redacción para empresas.
Estos consejos evitan la mayoría de los errores que he visto como consultor de negocios. Son errores que también veo constantemente en mi bandeja de entrada.
La gran escritura puede requerir un talento que pocos tenemos, pero la escritura efectiva es una habilidad que se puede aprender. Si tu redacción empresarial no está a la altura, pon en práctica los consejos anteriores y analiza si puedes mejorarla.
Si tu capacidad de redacción pasa la prueba, ¿qué tal si dejas uno o dos consejos adicionales en los comentarios de abajo?