Proceso de selección de Empleados

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El proceso de selección de empleados es complejo. Es MUY complejo. Pero quiero que con esta guía puedas tener una serie de pasos a seguir o a evitar para que te resulte algo más sencillo y sea todo un éxito.

Debo hacer una advertencia:

No he estudiado recursos humanos, simplemente soy un empresario y he tenido que pasar varias veces por el proceso de selección de empleados a lo largo de mi trayectoria. Unas veces solo y otras junto al departamento de recursos humanos.

Partiendo de eso te quiero contar cuáles son los pasos que mejor me han funcionado. Quiero que conozcas los medios que han permitido a buenos talentos en el equipo y algunos «trucos» para que el trabajo que conlleva (que es mucho) al menos esté compensado con los resultados.

Esto va dedicado a empresarios y empresarias, pero también a empleados que quieran causar la mejor impresión al postularse por cualquier empleo.

Necesitas contratar empleados

Lo primero es lo primero. Delegar no sólo es importante, también es imprescindible si quieres hacer crecer tu negocio. Una empresa se hace más grande mientras a más personas puede ayudar a solucionar sus problemas. Y eso sólo se puede lograr con un buen equipo.

Aunque la propia guía se titula proceso de selección de empleados, no me gusta la palabra empleado/a. Esa palabra es sinónimo de usado o utilizado y no creo que sea la mejor difinición para ninguna persona. Sin embargo, vas a llegar a este artículo al buscar cosas como cómo seleccionar empleados o contratación de empleados, por tanto lo nombraré así.

Si ya has tomado esta decisión, sigue leyendo porque comienza lo difícil.

Estructurar el proceso de selección de empleados

Los planes son inútiles, pero planificar lo es todo

Dwight D. Eisenhower

Si quieres que tu proceso de selección de empleados sea todo un éxito debes planificar tu ruta. Cuando comiences la parte práctica, todos tus planes se van a torcer, pero haber planificado te ayudará a tomar decisiones que te acerquen a tu objetivo.

Mi recomendación es un mapa de ruta sencillo como este:

Compromiso propio > Publicar empleo > Guardar CV o contactos > Solicitar más información > Respuesta a todos los solicitantes > Pedir una prueba no remunerada > Responder a cada prueba > Seleccionar los mejores candidatos/as > Negociar condiciones > Periodo de prueba

Compromiso propio

Debes ser capaz de llegar a un compromiso contigo mismo y cumplirlo. Si no te cumples a tí mismo ¿cómo te verán tus posibles clientes y esos potenciales trabajadores que buscas?

El compromiso debe ser tomarse el proceso de selección de empleados en serio. Establecer un objetivo definido en cuanto al número de empleados y en cuanto a las condiciones mínimas rentables para la contratación.

Sé fiel a tus objetivos. Si después de todo este trabajo sigues sin tener una idea clara de quién es el empleado perfecto, no contrates a nadie. Así de simple. Tu objetivo no debe ser acabar esto rápido sino contratar a las personas adecuadas.

También puedes establecer un compromiso con los postulantes. Se han tomado las molestias (unos más que otros) de mostrar su interés por tu oferta, devuélveles el favor y responde. Esto lleva un tiempo pero te lo van a agradecer y más adelante te cuento cómo obtener al menos algo a cambio.

Publicación de la oferta de empleo

Hay cientos, si no miles, de webs y portales de empleo. La mayoría de esos portales son gratuitos y tienen opciones que te ofrecen mayor visibilidad (previo pago). Selecciona cualquiera de ellos o incluso varios.

No te puedo recomendar ninguno puesto que no tengo una preferencia muy definida por ninguno de ellos y tampoco quiero hacer promoción.

Explica bien qué necesitas; no sólo es necesario definir las tareas o puesto de trabajo, también debes definir qué esperas de esas personas y qué ofreces a cambio más allá del dinero. De hecho no creo que sea buena idea establecer un sueldo cerrado en la oferta de empleo. Más adelante trato otro punto dónde comprenderás por qué no poner el salario.

Ver el artículo  Qué es una franquicia - 4 definiciones

Sobre los currículums

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Proceso de selección de empleados. Imagen de GDJunction

Usualmente el currículum vitae (CV) es el primer documento que recibirás de las personas que se postulan a tu oferta de empleo.

No me gustan los currículums, me han llevado a tomar malas decisiones. Actualmente es muy sencillo crear un currículum visualmente atractivo y bien organizado. También hay cientos de sitios web con plantillas profesionales: aquí hay algunas, aquí otras y otra más.

Entregar un currículum en archivos .doc .docx o cualquier otra extensión de programas de texto tipo Word… NO

Un currículum se debe entregar en pdf. porque es un archivo no editable, que abre más rápido y se puede abrir con cualquier navegador sin necesitar abrir ningún programa adicional.

He visto a grandes profesionales entregar un currículum de pena y he visto personas muy egocéntricas y poco profesionales entregar verdaderas obras de arte. Ese es el motivo por el que no los leo.

Solicita más información

Dependerá del tipo de empleado y las funciones del mismo que estés solicitando recibirás entre unas decenas de contactos o incluso miles.

Aquí puedes automatizar un poco, quizás crear alguna plantilla de email o colocar un enlace en la propia oferta de empleo. Yo me ayudo de algún formulario online como Google forms.

En este paso tienes la oportunidad de preguntar sólo por lo que de verdad te interesa. En muchos CV se incluyen empleos anteriores en sectores que poco o nada tienen que ver con este. Toda formación es buena, pero mucha de la mejor formación no se gana en las interminables carreras universitarias, ciclos formativos, grados ni masters.

Si para tu trabajo usas una determinada herramienta, pregunta si saben usarla. Un currículum de 10 que no sepa usar tus herramientas puede suponerte un serio problema en tiempo de formación.

Pide también una carta de presentación

Proceso de selección de empleados. Imagen por Freepik

Parece que lo de la carta de presentación está quedando en el olvido. Para mi no hay mejor forma que una buena presentación para comenzar con buen pie.

Este pequeño documento, que perfectamente puede ser un pedazo de texto en un correo electrónico te va a dar valiosa información sobre cada persona interesada en el puesto de trabajo. Vas a poder comprobar cómo se define, qué interés muestra y qué empeño tiene.

Respuesta a todos los solicitantes

Vas a encontrar verdaderas «joyas» entre todo lo que te llegue. Te darás de bruces con algunos solicitantes que no sabrás ni cómo responder.

Sé honesto, simplemente cuéntales tu apreciación sobre lo que te escribieron y no cierres puertas. En esta última contratación llegaron 94 demandando el empleo (llegaron otros 40 más pero ya estaba cerrado el plazo de presentación), sólo 1 no fué respondido y sólo con 1 se llegó a a una situación un poco fea. Al final del artículo cuento ambos casos para quien tenga más curiosidad.

Prueba no remunerada

Este punto es delicado. Hay una sabiduría popular que cuenta que todas las empresas abusan de los trabajadores y que todos los empresarios de éxito son malas personas que beben coñac y fuman puros en sus trajes de chaqueta mientras sus lacayos trabajan a sol y sombra.

Entonces, si solicitas una prueba no remunerada durante el proceso de selección de empleados te puedes encontrar con cierto rechazo. Pero por lo general no te debe procupar, en las diferentes ocasiones que lo he decidido así más del 95% de los candidatos lo verán algo lógico, el 5% restante puedes descartarlos.

En la última ocasión, de los 94 solicitantes que se postularon dentro del plazo, 92 estaban de acuerdo con realizar una prueba durante el proceso de selección de empleados.

He probado a hacer una selección de personal con prueba y sin prueba. Hablo de prueba refiriéndome a una pequeña tarea con la que comprobar las habilidades y el compromiso de cada persona, no de tener un trabajador gratis durante un tiempo.

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De este modo aprovechas el tiempo dedicado a corregir y analizar su trabajo. Algunos estarán mal, pero otros pueden estar bien, y aunque no sean los seleccionados puedes «quedarte» con ese trabajo a cambio de dedicarle un tiempo a la revisión y a darle una respuesta detallada para que también esa persona pueda mejorar.

Seleccionar a los mejores candidatos o candidatas

Ahora tienes un montón de propuestas sobre la mesa. Es el momento de organizar toda esa información.

Puedes utilizar una hoja de cálculo, una simple aplicación de notas o un folio y un bolígrafo (esta es mi favorita). Empieza por el final y esta tarea se te hará más llevadera. Ten en cuenta las condiciones más importantes para ti y ve descartando.

Comienza descartando de tu proceso de selección de empleados a aquellos que no cumplan con los objetivos que definiste. Descarta también aquellos que por algún motivo no te causen buena sensación. No se trata de nada personal, son negocios, pero no querrás estar en los negocios con alguien que personalmente no esté en tu misma onda, por muy bueno que sea en su trabajo.

Cuanto más pequeño se hace el círculo más difícil se vuelven las decisiones, pero más cerca estás del éxito.

Volviendo al último caso, que estoy tomando como ejemplo para aportar datos reales, llegamos a la conclusión de seleccionar a 3 posibles empleados.

Negociar condiciones

Ha llegado el momento de negociar las condiciones. Ya te digo que negociar debe ser una de tus prioridades si quieres hacer crecer tus negocios.

Al hablar de negociación siempre me viene a la cabeza un vendedor que me decía lo he negociado y he cerrado la venta. Le expliqué que no estaba negociando nada, estaba haciendo descuentos y matando los beneficios de mi negocio. Negociar trata de intercambiar posiciones. Ofreces algo por una parte pero recibes algo por la otra.

En el proceso para seleccionar trabajadores se deben negociar cosas como horarios, volumen de trabajo o formas de pago entre otras cosas, más allá del propio precio o salario. En este momento es donde tu selección de empleados concluye con la contratación o no de uno o varios candidatos.

Como comenté al principio, no es obligatorio contratar a alguien sí o sí. Si has llegado a este punto y nadie parece encajar dentro de los objetivos que te marcaste al comenzar es mejor dejarlo pasar y volver a empezar (con todo lo que eso conlleva). Si has encontrado a las personas adecuadas ¡enhorabuena!.

Periodo de prueba

Ha llegado el momento de finalizar el proceso de selección de empleados. Alguien que posiblemente ni conocías hace unas semanas va a pasar a formar parte de tu equipo. Ahora hay otra persona más en el mismo barco.

Personalmente prefiero comenzar pronto. Si todo ha ido bien, ¿Por qué esperar más para comenzar a trabajar?

También quiero compartir en este apartado algunas experiencias previas que te pueden ayudar a tomar mejores decisiones. En concreto voy a hablar de la parte más fea o difícil, que es despedir a alguien.

Ya son 15 años sumando unos y otros negocios y he pasado varias veces, por desgracia, por el mal trago de tener que despedir a alguien. Los motivos han sido variados.

Hay quién realmente hacía un trabajo muy malo, pero cuando hablo de muy malo es increiblemente malo. Pasado más de medio año en la empresa seguía sin saber absolutamente nada de la marca. Tampoco se sabía los nombres de sus compañeros, que eran solo 8, no hablamos de una multinacional. Tuve que despedirlo y la situación fue muy incómoda para mi. Mi primer despido, obviamente procedente, pero que no me dejaba ni dormir.

También he tenido que despedir, en dos ocasiones, porque es negocio no funcionaba bien. Lo lamento de veras, cuando alguien contrata a otra persona estoy seguro de que lo hace con la mejor intención. Yo quería lo mejor para todos, pero hay veces que las cosas no van como uno espera y hay que tomar este tipo de decisiones.

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Con esto quiero decir que, aunque no es lo que queramos hacer, a veces nos vamos a ver en situaciones incómodas como un despido. Para evitar que me vuelva a ocurrir lo del primer caso voy con mayor cautela y recomiendo comenzar con un periodo de prueba, obviamente remunerado. Si no cuadra pues se dice en ese momento y todos contentos.

También es importante que siempre haya una buena comunicación y que se hable todo desde la honestidad. Si tu proceso de selección de empleados es para un proyecto nuevo que no sabes qué futuro tendrá, hazlo saber a tus empleados y estoy seguro de que serán comprensibles si finalmente el proyecto no sigue adelante.

Resumen del proceso de selección de empleados

El proceso de selección de empleados no es una tarea trivial. De hacerlo bien depende el futuro de tus negocios. Tomar la decisión de contratar a alguien va a afectar a tu negocio al menos durante los próximos meses.

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Proceso de selección de empleados

Errar en la selección puede llevarte a pasar por otras situaciones poco agradables que algunas vez tendrás que pasar, como comunicar un despido o tener que dedicar muchos recursos a la formación.

Por todo ello, debes establecer unos objetivos bien definidos sobre el perfil que deseas contratar, marcar una ruta y seguirla sin desviarte de ella. Te debo decir que lo que me funcionó a mi, puede no funcionarte a ti. Pero recuerda que no todo está perdido, si el resultado no te convence siempre puedes volver a comenzar hasta seleccionar a las personas adecuadas.

Extra: los 3 candidatos que «se salen del tiesto»

Durante el proceso de selección de empleados nos llegaron perfiles fantásticos. Incluso ha sido complicado tomar una decisión porque entre los candidatos y candidatas que cumplían nuestros objetivos había más personas que puestos posibles.

Pero como todo en la vida, hay un lado opuesto.

El candidato premium

Al que no respondimos pensamos que debía ser un troll. Había respuestas muy extrañas, a veces sin sentido y al tratar el precio/salario… cantidades de 6 cifras anuales (en USD) y no comenzaba con 1.

Ojalá yo ganando eso.

El candidato antisistema

El otro caso sí lo respondimos. Solicitaba un salario muy elevado, pero no tenía nada de experiencia, y tampoco poseía conocimientos sobre nada de lo que preguntamos. Se postulaba por un puesto como redactor de contenidos y su carta de presentación era un párrafo infumable de unas 500 palabras, cargado de errores de ortográficos, gramaticales y de sintaxis.

Por último dijo que sí estaría dispuesto a hacer un texto como prueba, sólo si éste está remunerado.

La respuesta fue escueta, le indicamos que su precio estaba entre los más altos de todos los candidatos, que su carta de presentación contenía errores y que le faltaría mejorar sus conocimientos en el sector.

En lo que se refiere a la prueba le respondimos: Harías la prueba sólo si es remunerada. Ahora te propongo yo algo: nos remuneras tú el tiempo que dedicamos a analizar tu perfil, a escribirte este email, a corregir tu texto si lo envías, a darte un análisis sobre el mismo…

Respondió con una serie de comentarios negativos sobre la empresa y cagándose en mis muertos, la perra de mi madre y la puta de mi hija.

El re-candidato

También hay otro candidato que destaca por lo especial de su canditatura. En este caso para bien.

Se trata de alguien que ya está trabajando en el equipo y que además tiene un puesto fijo que no peligra. Entonces fue una sorpresa encontrarle entre los candidatos al empleo. ¿Quién solicitaría un empleo que ya tiene?

Sin duda es una persona que sabe lo que vale y que demuestra que estaba y que sigue estando perfectamente capacitado para el puesto. Y que además conoce la propuesta de valor y el espíritu de la empresa. Eso del empleado del mes me suena a película, pero creo que es el momento de nombrar al primer empleado del mes de la empresa.

Suerte con tu proceso de selección de empleados, y paciencia.

2 pensamientos sobre “Proceso de selección de Empleados”

  1. Mi más sincero agradecimiento por responder. Eso evidencia la escala de valores de su cultura empresarial y personal. Valoro el respeto y la consideración.

    Enhorabuena por haber podido seleccionar a los perfiles que buscaban. Es un trabajo difícil pero necesario.

    Y sí estoy entre quienes quedamos en su backup de prospectos, les agradezco por ello.

    Éxito!

    1. Disculpa por tardar en responderte, la verdad que llevo varios días bastante liado. Por supuesto siempre procuro llevar los valores personales a cada una de mis empresas, aunque no siempre es posible que hagan todas las cosas como yo quiero…

      Gracias por tu comentario, si tu prueba gustó seguro que estás en la lista de esas personas con las que contaremos en próximas ocasiones;)

      Un saludo y éxito a ti también!

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