Procrastinación. 9 Claves para combatirla y mejorar tu productividad.

Todos tenemos que lidiar con la procrastinación en algún momento de la vida.

Probablemente estés familiarizado con la sensación de saber que deberías hacer algún trabajo pero, de alguna manera, no ser capaz de hacerlo, por lo que haces el tonto hasta el último minuto, cuando el estrés y la presión te obligan a terminar el trabajo; o, en el peor de los casos, el trabajo nunca se hace en absoluto.

Si no somos más «inteligentes» que la procrastinación, es una situación de pérdida total. El trabajo no se termina o se realiza mal.

Mientras procrastinas, siempre tienes en tu cabeza la idea de que deberías estar trabajando , y así no puedes estar completamente relajado.

Por no hablar de que la procrastinación puede hacerte sentir como un perdedor y convierte poco a poco tu imagen de ti mismo en la de alguien que simplemente no puede hacer el trabajo. En consecuencia, tu productividad se resiente mucho, y con ella tu potencial profesional.

Hay muchos trucos y tácticas que te ayudarán a dejar de procrastinar, y en este artículo, voy a darte alguno de los consejos que personalmente me han funcionado a la hora de combatir la procrastinación y volverme mucho más productivo.

1- Establece metas claras y definidas

Parte de la razón por la que puedes procrastinar es porque lo que tienes que hacer parece abrumador. Es mucho más fácil empezar un proyecto cuando estableces objetivos sencillos y alcanzables en lugar de enfrentarte a un plan grande y sin definir.

En lugar de decirte a ti mismo: «Esta noche estudiaré química», puedes decir: «Esta noche estudiaré el capítulo seis». Esto hace que tus objetivos sean menos intimidantes y más alcanzables.

La clave para establecer metas, es definirlas con claridad paso a paso. De esta manera, te será mucho más fácil ponerte manos a la obra.

Empezar a establecer mis metas fue una de las claves que me ayudó a mejorar mucho mi productividad. La mayoría de las personas no tienen metas pero creen tenerlas.

Aunque parece algo simple y estúpido, el hábito de escribir y definir tus metas puede suponer un cambio muy importante en tu vida, tanto personal como profesional.

Es más probable que procrastines si no tienes un plan o una idea fija para completar tu trabajo. Invertir en una agenda es una buena idea. Empieza a llevar la cuenta de todas tus tareas y sus fechas de entrega. Cuando te organizas, te da un marco más ordenado y medido dentro del cual trabajar.

2- Divide la tarea en pequeños pasos

Parte de la razón por la que procrastinamos es porque, inconscientemente, el trabajo nos parece demasiado abrumador. Divídelo en pequeñas partes y céntrate en una de ellas. Si sigues procrastinando la tarea después de dividirla, entonces divídela aún más. Pronto, tu tarea será tan sencilla que pensarás «¡caramba, esto es tan sencillo que podría hacerlo ahora mismo!».

Por ejemplo, imagina que vas a escribir un libro. Escribir un libro es un proyecto enorme y puede resultar abrumador. Sin embargo, cuando lo dividimos en fases como

(1) Investigación
(2) Decidir el tema
(3) Creación del esquema
(4) Redacción del contenido
(5) Redacción de los capítulos 1 a 10,
(6) Revisión
(7) etc.

De repente parece muy manejable. Lo que hacemos entonces es concentrarme en la fase inmediata y hacerla lo mejor posible, sin pensar en las otras fases. Cuando la terminamos , pasamos a la siguiente.

3- Cambia tu entorno de trabajo

Los distintos entornos tienen un impacto diferente en nuestra productividad. Mira tu mesa de trabajo y tu habitación. ¿Te dan ganas de trabajar o te dan ganas de acurrucarte y dormir? Si es esto último, deberías estudiar la posibilidad de cambiar tu espacio de trabajo.

En mi caso, tenía la mala costumbre de trabajar en mi habitación, donde , no solo tenía un gran número de elementos de distracción, además me daban unas ganas de dormir terribles.

Bastó con cambiar de habitación para que mi productividad mejorara considerablemente.

4- Crea plazos para acabar tus tareas

Tener un solo plazo para tu trabajo es como una invitación a procrastinar. Esto se debe a que tenemos la impresión de que tenemos tiempo y seguimos retrasando todo, hasta que es demasiado tarde.

Desglosa tu proyecto y luego crea un calendario general con plazos específicos para cada pequeña tarea. De este modo, sabrás que tienes que terminar cada tarea en una fecha determinada. Tus plazos también deben ser sólidos, es decir, si no terminas esto para hoy, pondrá en peligro todo lo demás que hayas planeado después. De este modo, se crea la urgencia de actuar.

Mis objetivos se desglosan en listas de tareas mensuales, semanales y hasta diarias, y la lista es una llamada a la acción de que debo cumplir esto antes de la fecha especificada, si no mis objetivos se pospondrán.

5- Identifica tus principales distracciones

Si estás procrastinando demasiado, quizá sea porque haces que sea fácil procrastinar.

Identifica los marcadores de tu navegador que te quitan mucho tiempo y ponlos en una carpeta separada que sea menos accesible. Desactiva la opción de notificaciones automáticas en tu cliente de correo electrónico. Deshazte de las distracciones que te rodean.

Sé que algunas personas se quitan de en medio y borran o desactivan sus cuentas de Facebook. Creo que es un poco drástico y extremo, ya que abordar la procrastinación consiste más en ser conscientes de nuestros actos que en contrarrestarla mediante métodos de auto-observación, pero si crees que es lo que necesitas, hazlo.

Ser plenamente conscientes de las cosas que nos distraen nos ayudará a combatirlas con mayor facilidad y a desarrollar nuestra fuerza de voluntad.

6- Prioriza las tareas importantes

Priorizar el trabajo y las tareas es otra forma de evitar la procrastinación. Cada semana, más o menos, haz una lista de lo que hay que completar. Asegúrate de abordar primero las tareas más críticas o urgentes.

A continuación, ve bajando en la lista. Quítate de encima lo más difícil, para que todo lo que venga después te parezca más manejable

Pregúntate siempre ¿Qué tareas y trabajos supondrán a la larga un cambio en mi vida? ¿Cuáles me acercan a mis objetivos? Una vez que contestes a estas preguntas, dale la prioridad máxima a esas tareas que hayas seleccionado.

7- Relaciónate con personas que te inspiren a tomar acción

Tener un compañero o compañera hace que todo el proceso sea mucho más divertido. Lo ideal es que sea alguien que tenga sus propios objetivos. Ambos os responsabilizaréis mutuamente de vuestros objetivos y planes. Aunque no es necesario que ambos tengáis los mismos objetivos, será aún mejor si es así, para que podáis aprender el uno del otro.

Tengo un buen amigo con el que hablo a menudo, y siempre nos preguntamos mutuamente sobre nuestros objetivos y el progreso en la consecución de los mismos. Ni que decir tiene que eso nos anima a seguir actuando.

Tenemos incluso un grupo de Mastermind, que si no sabes lo que es, te invito a que eches un vistazo a este artículo sobre qué es una Mastermind en el que te detallo todo lo que necesitas saber al respecto y como puede ayudarte a crecer profesionalmente.

Rodearnos de personas apasionadas que nos motivan con nuestras tareas es una manera de mantenernos activos y trabajando en nuestros proyectos.

8-La técnica de los 5 minutos

Esta es una de las mejores técnicas para las personas que luchan contra la procrastinación. El Milagro de los Cinco Minutos consiste en preguntarte a tí mismo: «Hmm, ¿qué acción puedo realizar en menos de cinco minutos hoy que me haga avanzar aunque sea mínimamente?».

Una vez que hayas identificado una pequeña acción, pon un temporizador para cinco minutos y dedica cinco minutos a la tarea.

Las investigaciones demuestran que una vez que empiezas algo, es mucho más probable que lo termines. Esto se debe a un fenómeno psicológico llamado efecto Zeigarnik, que dice que las tareas inacabadas tienen más probabilidades de quedarse en la memoria. (También es la razón por la que nuestra mente se atasca en un bucle pensando en todas las cosas que aún no hemos completado). Recuerda: Las pequeñas acciones siguen siendo acciones. Cinco minutos pueden marcar la diferencia.

El propio Elon Musk, uno de los empresarios más ricos y exitosos del planeta, planea su día en bloques de cinco minutos y según él, esto le ayuda a ser mucho más productivo.

No tienes que seguir esta regla de los cinco minutos. Cada persona es única y trabaja mejor de una manera u otra. Este es un consejo para las personas que le cuesta mucho ponerse a hacer algo, aunque sea durante un periodo breve de tiempo.

La regla de los cinco minutos nos ayuda a empezar poco a poco y a ir avanzando en nuestra tarea.

9- Prueba una hora productiva

Una hora de productividad consiste en dejar de lado todas las distracciones y trabajar en periodos de tiempo concentrados (para empezar, sugiero que no haya intervalos de más de veinte minutos) seguidos de breves periodos de descanso, con el fin de aprovechar el rendimiento óptimo de tu cerebro y tu cuerpo.

La ciencia ha descubierto que nuestro cerebro atraviesa naturalmente ciclos con picos y valles. Para maximizar tu rendimiento, es vital que honres estos picos y valles equilibrando el tiempo concentrado y enfocado con la relajación y la integración.

Al igual que en el consejo anterior, no tienes por qué seguirlo, son pequeños tips que a mí personalmente me han servido, pero solo tienes que coger aquellos que te sirvan a ti y te ayuden a ser más productivo.